Hãy sử dụng mọi phương tiện công nghệ có thể giúp bạn tương tác, giao tiếp hiệu quả nhất.

Một bạn trẻ vừa liên hệ cùng caphesang để làm cộng tác viên. Sau khi trao đổi, bạn nhắn hỏi, hãy gởi cho bạn email để bạn gởi hồ sơ cá nhân. Caphesang đề nghị dùng luôn tài khoản Facebook mà bạn đang đối thoại. Nhưng bạn không đồng ý, tỏ ra thiếu tin tưởng vào hoạt động của caphesang với nhận xét: đến địa chỉ mail cũng không chính thức có nữa là!

Sự thật caphesang có địa chỉ đăng ký chính thức của trang. Nhưng, bạn trẻ đã vướng vào một quan niệm vốn dĩ đã tồn tại từ lâu của nhiều người, mà mãi đến lúc này vẫn chưa tháo gỡ được. Điều ấy thật đáng phải suy nghĩ lại.

Địa chỉ mail chính thức?

Nhiều người vốn hay viện dẫn đến những câu chuyện các chính khách bị sai lầm, bị điều tra khi dùng những email cá nhân vào công việc. Đó là một thực tế đang diễn ra. Nhưng bản chất của các câu chuyện ấy cần được thấy rõ.

Các chính khách thường phải tuân thủ những chế độ bảo mật thông tin nhất định vì tổ chức cùng các quy định liên quan. Những email của họ sẽ luôn đi kèm với các yêu cầu kiểm soát rất gắt gao, bảo đảm an ninh nội bộ không bị tấn công. Hơn nữa, trong công việc của họ lại thường có những thông tin nhạy cảm, nên việc sử dụng các email miễn phí, như gmail, yahoo mail, sẽ dễ bị tấn công ăn cắp, rò rỉ dữ liệu.

Còn với đa số người dùng, vấn đề bảo mật thông tin cũng cần đặt ra, nhưng sẽ ở mức độ vừa phải. Nhất là trong giao tiếp bình thường, nếu không liên quan đến các hồ sơ bảo mật, thông tin riêng tư cần xác nhận từ email công việc, thì việc sử dụng những kênh trao đổi, giao tiếp bình thường là nên thực hiện.

Địa chỉ mail chính thức trong mắt nhiều người, là địa chỉ do các cơ quan, tổ chức làm việc đăng ký, có tên miền liên quan đến trụ sở, thương hiệu, qua đó thể hiện sự nghiêm túc trong tổ chức, hoạt động. Điều đó rất đáng khích lệ. Có điều, nếu cứ khăng khăng làm việc là phải dựa vào email công việc như thế, sẽ mất đi tính linh hoạt cần có.

Thêm nữa, nhiều tổ chức gọi là có địa chỉ email riêng, nhưng thực chất dùng hệ thống gmail. Cho nên, cái gọi là email chính thức trong hoàn cảnh này, chỉ có tính hình thức giao tiếp, chứ các tiêu chuẩn bảo mật, giám sát hầu như bằng không, việc sử dụng đôi khi còn gây phiền toái khi tương tác ra bên ngoài.

Mọi công nghệ là để phục vụ hiệu quả giao tiếp cho con người chứ không phải quy định rào cản.

Hãy linh hoạt tối đa!

Caphesang đề cao tính linh hoạt của mỗi người trong công việc. Đây cũng là xu hướng của giới sử dụng công nghệ lâu này, đừng tự gói mình vào trong vài hình thức giao tiếp nào đó. Từ thư tay, bưu thiếp, cho đến hòm thư điện tử lấy địa chỉ cơ quan, tổ chức…, nếu người dùng nhất nhất phải tuân thủ những yêu cầu quy định, rõ ràng sẽ rất gò bó. Nhưng nếu tận dụng được mọi điều kiện để tăng cường hiệu quả giao tiếp, thì tư duy cố hữu về “địa chỉ email chính thức” sẽ phải bị phá vỡ.

Tại sao mọi người cứ phải yêu cầu có địa chỉ email đăng ký theo cơ quan chủ quản, tổ chức mà mình là thành viên? Tại sao mọi người không thể linh hoạt dùng thêm những email cộng đồng để giữ quan hệ tốt hơn nếu sau này lỡ chia tay với cơ quan, đơn vị đó?

Trong xu thế hiện nay, khi các mạng xã hội bùng nổ, rõ ràng việc chuyển giao thông tin, kết nối với nhau trong cộng đồng lại càng cần đơn giản hóa và trực tuyến hơn. Người dùng có thể gởi tập tin qua Facebook, Twritter, Zalo, Viber… thì tại sao cứ phải nhất nhất xin lấy email cục bộ, vừa có thể chậm giao tiếp vừa có thể bị trở ngại do dung lượng quá nhỏ. Những email miễn phí do các tập đoàn công nghệ lớn không lẽ không bảo mật tối bằng những email nội bộ xây dựng nên?

Hãy sử dụng mọi phương tiện công nghệ bạn có trong tay, hiệu quả công việc  của bạn sẽ tăng nhiều lần. Tin vậy đi, vì đó là sự thật!

Thanh Nguyên.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here